我们上一期讲了为何质检是笔者选出呼叫中心『不如不做』排行榜的冠军。笔者谈到以国内目前质检的情况,觉得有做质检,没做质检,其实根本没有差别。进一步讲,甚至做了质检,有时反而在管理上更糟。既然这样,那倒不如不要做质检算了。上一期讲了3个冠军的理由,这一期要继续后面3个理由。
理由四。方式不对,由一组专门的评分员在评分上一期的第三个理由,是由小组组长给自己组员打分数,现在第四个理由却是一组专门的质检小组打分数,这样也不行,那到底要怎么做?其实这两种方式都对,根据Prosci在2004年的一份统计,全世界呼叫中心的质检工作,有65%是由组长或督导来进行质检,剩下的35%,就是由专门的质检小组来做。
但由组长来给自己组员评分,一定要有严密的配套考核措施,不然组长只会给自己组员打出高分。
由一组专门的质检小组来评分,听起来是最好的办法,但实际执行起来,却也是问题重重。
某银行主管有一次很困惑的问笔者,他们已经花了额外的预算,专门设置了质检小组,但发现效果不大,没有看到明确的效益出现。他作为这个项目的推动者,不知道要怎么跟老板写这个成果报告。
笔者问他,你有一个专职的质检小组来检查座席人员的服务质量,但你有一个小组专门来检查质检小组吗?
这个主管眼睛睁得大大的,一副不敢置信的模样。已经花了额外费用设置质检小组,难道还要花钱来质检这个质检小组?
笔者问说,你全部有多少座席?又有多少质检人员?答案是:200席,有4个质检人员,一个人负责50个座席。
笔者说,你有校准过这4个质检人员吗?这4个质检员打分数的平均值是否接近?落点分布是否相同?
答案是没做过校准。
这就是很多呼叫中心的质检,不如不做的道理。
如果没有做校准,质检员甲最常打的分数是70分,质检员乙最常打的分数是80分,那大家都喜欢被质检员乙来打分,只要是被质检员甲打分的座席,从心理上就存有『我比较倒霉』、『是打分的不好,不是我不好』的想法。
大家在念书时,是不是有遇过所谓『杀手教授』或『大刀教授』?大家是不是都会去选修一些所谓『营养学分』,也就是那种会让大家都及格的好好教授?
如果没有做校准,你的质检员就会有『杀手』,也会有『好好先生』,分数作为衡量一个人工作表现的意义,就不是很大了。
理由五 校准方式不对,越校越差
打分数本身就是一个学问,是技术,也是艺术。你希望用分数来分出每个座席人员的好坏,除非每个人都是一个人来打分,不然你只要是两个人以上各自打分的话,就会遇到两人标准不同、打分方式不同的困境。
如果可以让所有座席都由这两人打分,那问题也简单,由两人分数取平均值就好。但问题是只要座席数目一多,这两人就不可能打完所有人的分数。
很自然的解决方法就是:一人打一半的座席,然后统一这两人的打分标准、打分方式,问题应该就解决了。
但什么叫做『统一的打分标准』?『统一的打分方式』?
一个人打分数,主要有3种行为特别值得关注:
1 最常打的分数:例如前面讲的,打分的人在100次的打分当中,最常打出80分这分数,这是落点分析所说的『平均值』;
2 最高和最低分的范围:有人会打出20分这种低分,有人内容不管有多差,最低只会打出60分,这在落点分析称为『落点宽度』;
3 分数分布的形状:这就是概率学上的落点分布,一般分布的图形,都是一个倒放过来的钟,钟的顶端就是平均值,。有人打出的图形,是一个少林寺的椭圆钟,有人是一个方钟(分数大部分集中在平均值附近),有人打出一个很扁很矮的碗钟。

如果你的打分人员,在这三个行为特征上,表现得非常不一致,那被打分的座席人员,就会觉得很不公平,觉得标准不一致、打分方式不一致。
为了让打分人员在这三个行为上趋于一致,一般会先做出公司的一个标准落点分布图,然后将每个评分员的落点分布跟标准分布图作差异分析,让评分员知道自己的评分行为跟其它人的行为差异有多大。
这个校准工作也是一个循环流程:打分、做落点差异分析、反馈和讨论、最后是培训。
笔者发现有做这样细致化校准流程工作的公司,非常的少数,让这项理由也登上了排行榜。
理由六
座席人员没有因为质检而获得成长
分数是打了,但座席员并没有因此而成长,那打这个分数的目的是什么?
某个银行有一个很好的作法,可以让座席人员藉由质检工作而真正看到自己的缺点和优点:让座席自己给自己打分数。
这银行的作法是:一个座席员的分数有55%由自己组长打分,35%由另一组组长来打,10%由座席打自己的分数。
大家会说座席给自己打分,一定是打高分,那有什么用意?根据这银行的经验,效果是出奇的好。
首先,座席员会花很多功夫来寻找自己比较好的录音,在这个寻找的过程中,座席员就会仔细听自己到底给客户怎么做服务的。要找到好的录音,就会连一堆不好的录音都一起听,让座席员听多自己不好的录音,通常会产生自觉心理,让座席员自发的改善自己的技能和服务。
其次,让座席打自己的分数,可以让座席看到自己的成长和发展趋势,这才是整个质检工作最重要的目的。质检小组给座席打分数,最重要的也不是第一次质检75分,第二次质检80分,而是第二次质检比第一次成长了5分。
让座席比较自己的成长,和质检小组认为的成长,这对后续的辅导和培训,才是真正的重点。
有多少呼叫中心,考核过自己的质检工作对座席人员的成长,到底贡献多少?如果没有,这也就是为何质检登上不如不做排行榜冠军的理由。