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面对复杂咨诉处理的5个建议

2022-08-01 12:41  《4PS呼叫中心国际标准研究中心》  咨询电话:17317241681(微信同号)  作者:马小宛


冬日的午后,阳光透过窗户,照射进温暖的课堂。望着台下刚入职的新学员,或激动,或迷茫,或期待,或不安,像极了当年的自己。一次偶然的机会加入呼叫中心,不曾想自己在咨诉岗,已整整相守了十年。

学员问我:老师,您在投诉岗这么多年,最怕什么啊?

我说:最怕客户不投诉,最怕遇不到疑难的投诉?

学员大笑:老师,您太凡尔赛了吧。

是的,没有人喜欢投诉,不管是企业还是员工。有人告诉我,他从事投诉工作半年,高血压住院两次;有人告诉我,咨诉处理人员其实就是垃圾桶,是清道夫,是精神病院的心理医生;还有人开玩笑说,企业招聘咨诉处理人员必须挑年纪轻的,不然容易脑梗。投诉真的那么可怕,零投诉又当真好吗?这么多年,我看到有的伙伴,终究无法抵挡所谓的客户和企业KPI的双重压力,转身离开;我同样也见证了更多的同仁一如既往坚守这个岗位,热爱这个岗位,一次次用自己的努力,牢牢抓住了客户的心。

我的微信里有个工作群,群名叫“奥特曼打小怪兽”,没错,这就是咨诉人员的日常聊天群。这些“奥特曼”本领不一,却都拥有着披荆斩棘的毅力,有着乘风破浪的决心。“小怪兽”也并非客户,而是每一个错综复杂的投诉案件。疑难的、重大的、越级的...在这些难搞案件的千锤百炼之下,每个人都造就出了一副强大的铠甲。投诉带给我们的难道只是无尽的惆怅吗?我想并不然,“小怪兽”千奇百怪,的确偶尔会让我们伤脑筋,但从他们身上,我们一样收获了诸多难能可贵的财富,不是吗?

01
投诉处理可培养咨诉人员高情商的沟通技能

咨诉人员较普通客服,往往具备更好的倾听、理解和表达能力。原因是他们为了更圆满地解决客户问题,不得不花点心思,探索更为有效的安抚话术,以便跟客户之间达成融洽的交流。身边有很多咨诉人,与他们相处起来,有种“恰到好处”的舒适感,这种对客户情绪的敏感把控和高情商的交流模式,并不是与生俱来,更不是每个人都有。不仅如此,在一些敏感问题的处理上,咨诉人员还需掌握一定的谈判技巧,这些都在一定程度上,倒逼咨诉人员的成长。

02
投诉处理可拓展咨诉人员的眼界学识和知识机构

咨诉人员不仅需要掌握扎实的业务技能,而且必须熟识国家法律法规,这样才能把控好投诉处理的尺度和底线。为了分析出不同类型的客户特征和心理需求,还要花费点时间,自学心理学知识。对于一些重大和越级投诉,除了事后复盘案件的来龙去脉外,还必须有准确的预判能力。因此他们会更关注社会上出现的舆情案件,推理能力也非常人能比。

03
咨诉人员可为企业提供有力的培训支持

为增强一线客服的服务水平,多数呼叫中心会收集优秀录音,萃取宝贵经验,建立学习案例库。而咨诉人员在工作中,遇到典型案例和难缠客户的机会无疑更多。挑选优秀的案件处理录音,还原真实沟通场景,有效地进行整合和汇编,最终做成标杆范本,将对企业有效开展培训工作,起着重大的作用。

04
咨诉人员可为其他岗位提供数据支持

客户的投诉并非企业的梦魇,相反它是一种无形的资源。透过咨诉这个服务窗口,将核心问题和投诉数据进行分析,可以挖掘出企业产品、服务流程、内部管理等存在的痛点和不足,以便及时做出干预、改善和加强。所以,咨诉岗是一个不容小觑,引以为傲的岗位。

05
咨诉人员可为企业创造更大的价值

打江山难,守江山更难。比起那些因为失望,默不作声,转身选择别家产品的客户,投诉客户却愿意先选择和企业协商,这便给我们挽留客户,创造了最后的机会。如同情侣间争执般,一方说出不快的原因,另一方才有机会就误会做出解释,让两者达成长长久久的关系。

做为一名咨诉人员,在投诉处理过程中,想必您也经常听到客户说:“不管这个事情的结果如何,我都非常感谢你。”没错,用我们的服务和智慧,挽留了一个即将离去的客户;通过卓越的表达,多种渠道解决客户问题,让客户的不满,化为乌有;适时的惊喜、干预、调整和引导,赢得客户对企业的信任和忠诚,我想这种成就感,便是对所有咨诉人员最好的奖赏。

学员追问:处理投诉,必须道歉认错,卑躬屈膝吗?

我说:安抚会有,必要的致歉也有,但不全是。因为我始终认为,想真正的做好投诉工作,客户一样是需要被引导和教育的。客户是魔,魔鬼的“魔”,亦是磨练的“磨”,与其担惊受怕,不如大胆去磨练自己的本领。

咨诉工作,就像奥特曼打小怪兽。您永远不知道下一个小怪兽是什么物种,因此,每天都是崭新的开始,每天也充满着无数个可能,调整好心态,储备好能量,勇敢向前吧。




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