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服务热线受理员:百姓“听”见了你们的微笑

2006-09-04 00:00  《4PS呼叫中心国际标准研究中心》  咨询电话:17317241681(微信同号)  徐健 胡占富


    在哈尔滨,有这样一部热线电话,平均每天都会有800多人拨打。拨打这部电话,可以咨询到政策法规,可以投诉生活中遇到的问题,可以求助、举报……凡是与百姓生活相关的事情,都可以在这里得到热情的服务和满意的答复。一年下来,全市平均15人中就会有1人得到这部电话的帮助。这部电话,就是12319服务热线。

  如今,许多哈尔滨市民生活中遇到各种难题时,首先就会想到拨打12319服务热线求助。有时候,有的市民打热线电话时控制不住自己的情绪,因愤怒而责难,但怨气都被12319受理员耐心的倾听、真诚的解答一一化解。从那些亲切的话语中,市民们仿佛能“听”到受理员们亲切的微笑。长此以往,虽然彼此没有见过面,但12319服务热线的微笑接听已经悄悄在市民中流传开来,市民们都亲切地称呼热线受理员为“微笑天使”。

  微笑是最好的“调节剂”

  今年春节前的一个清晨,12319服务热线受理员、班长赵婷刚刚接班,家住道外区的一位老大娘就打进电话,用责备的语气埋怨道:“你们政府部门是干什么的?我们交了钱,可煤气还是不开栓。你们管不管?眼看要过年了,如果这件事在春节前还不能解决,我就到市政府、省政府上访去!”赵婷感到老大娘正在气头上,于是耐心倾听大娘讲完事情经过后,才询问一些必要的技术性问题。原来,老大娘所在小区已经进户两年,虽然缴纳了燃气安装费,但因为开发商没有将开栓款交给燃气公司,所以煤气始终没有开栓。

  听完大娘的叙述后,赵婷真诚地向大娘解释:“您把钱交给的是开发商,而供气合同是燃气公司和开发商签订的,这笔钱必须由开发商交给燃气公司后才能开栓。我们会与燃气公司和开发商联系,督促其尽快开栓。”

  听完了解释,大娘的怨气有所化解。随后,在赵婷的反复协调督促下,开发商和燃气公司坐到了一起,研究了处理方案,使问题得到了及时处理。

  通过12319的存档,记者找到这位大娘。老大娘激动地说:“多亏了12319。我们整个小区的人都感谢12319服务热线的受理员,她可帮了我们大忙了。当时我情绪比较激动,可受理员真诚的话让我在电话里都能‘听'到她在微笑,我的怨气就消了。”

  含着润喉片的“微笑天使”

  许多百姓说,有麻烦就打12319。但很少有人能弄清楚,解决一件百姓烦心的事情,12319服务热线需要经过多少程序。

  据介绍,12319服务热线平均每天接听市民电话800多个。受理员每接到一个投诉电话,就要与多个相关部门进行联系,尽快确定责任单位,经过转办工单、回访市民等程序,回复一个市民投诉电话平均就要拨打14个沟通电话。每个受理员平均每天接听市民投诉40件,一天就要拨打560个电话,电话拨打量之多、工作量之大,是远远超乎常人想象的。受理员们一个班下来,口干舌燥,十分劳累。如今,所有受理员都常备各种润喉片,经常是一边含着润喉片,一边接听市民电话。

  前不久,受理员岳彩妹接到了一个求助电话:市民李女士将一个非常重要的文件袋忘在了出租车上。李女士既不知道车牌号码,也没有索要发票。怎么办?岳彩妹不停地与各出租车公司、出租车举报站、公安110、925交通广播电台等部门联系。两个小时后,李女士终于找到了丢失的文件袋,岳彩妹才舒心地往嘴里放了一片润喉片。

  “天使”磨练过硬的翅膀

  一些人认为,受理员不就是接接电话、做做记录吗?然而,很少有人知道,回答市民五花八门的询问,12319服务热线的受理员需要如何进行庞杂的知识储备。

  王秋爽是一名普通的受理员,刚走上服务热线平台时,她想只要不在服务上出问题,做一名合格的热线受理员没什么太难的。然而,随着接听电话次数的增多、遇到的问题也越来越多,王秋爽发现,相对于百姓的需求来说,她掌握的知识还是太少了。她暗暗下决心,既然选择了受理员岗位,就要用自己优质的服务去满足每一位投诉市民。于是,她开始了不停地学习,上班时,只要有空闲,她就翻阅各种法律法规,总结受理电话的科学规律,进行分析、比较;下班后,找相关书籍阅读。如今,王秋爽已经记了厚厚的3本与市民生活相关的信息,并进行了整理分类。

  同王秋爽一样,12319服务热线的每个受理员都有一个厚厚的笔记本,里面记载着日常收集的信息、学习的心得。遇到回答不上来的电话,她们就互相交流,汇集集体智慧。通过不断地学习、总结,12319服务热线受理员队伍已经成长为拥有庞大知识库的“万事通”。

哈尔滨日报

 

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